湘城院政[2005]20号
第一章 总 则
第一条 为了加强材料和低值、易耗品（以下简称物品）的科学管理及合理使用，防止浪费，保证教学、科研、管理工作的顺利进行，特制定本办法。
第二条 本办法所称的物品，包括教学、科研、管理方面使用的不属于固定资产的物资，并且购置是归口资产与校园管理处管理的物资。
材料：指金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等。
低值品：指凡不够固定资产标准又不属于材料范围的用具，如：低值仪器仪表、工具量具、科教仪器、文化用品等。
易耗品：指玻璃器皿、元件、零配件、实验小动物等。
第三条 物品的管理实行统一领导，分工管理，专人负责，合理调配，节约使用的原则。物品的计划、购置、保管、使用和回收都要有专人负责，做到计划购置、验收认真、进出手续清楚、帐卡记录齐全，定期核对检查，经常保持帐物相符。
第二章 计划、购置及验收
第四条 各部门应根据需要及库存物品情况，在经费指标许可范围内，做好物品购置计划，由本部门分管资产负责人、行政一把手签字后，报送相关职能部门、主管院领导、院长审批。购置计划总金额不超过2000元由相关职能部门审批，超过2000元但不超过8000元由主管院领导审批，超过8000元由院长审批。购置计划只有在审批后方可执行。
第五条 采购物品应严格按照批准的计划由资产与校园管理处组织，按采购程序进行采购。急需的零星、专用物品并且购置总金额不超过500元，在资产与校园管理处的同意和指导下，可由所需部门负责购置。做到及时采购，保障供应。
第六条 物品购置后必须由资产管理员及时认真组织验收，办理入库手续。对贵重、稀缺、进口和技术性强的物品，使用部门应指派有经验的人员协助资产管理员进行验收。验收时必须注意质量的检查，验收中发现问题应立即根据有关规定向供货或运输单位提出，及时办理退、换或赔、补手续。谁购置谁负责。
第三章 管 理
第七条 物品验收合格后，按资产与校园管理处统一规定的格式详细填写物品验收单，并在本部门和相关职能部门备案。
第八条 为了保证教学、科研、管理的日常消耗和维修需要，对常用和专用物品可限量备用。备用物品应有专人负责保管。
第九条 对易燃、易爆、剧毒、放射性及其它危险物品，必须指定工作认真并具有一定保管知识的专人管理。要经常对提运、使用和管理人员加强安全教育，采取必要的劳动保护与安全措施，保证人身和物品安全。对剧毒和放射性物品必须集中管理，精确计量和记载，严加保卫，注意存放安全，学院保卫部门应经常予以指导和检查。危险物品的领用必须专人审批，限量发放。危险物品的空容器、变质料、废液渣滓应妥善处理，严禁随意抛弃。对剧毒物品的使用过程应予以严格控制和监督，并对领用后的剩、废、耗的数量必须详细记录，用剩物品及时退库。
第十条 各部门应对物品建立定期检查制度，资产与校园管理处每年应组织各部门年终盘点与清理，清查结果在本部门和相关职能部门备案，并及时调整留用量和有关帐簿记录。相关人员在使用中应该自觉地节约使用，严防物品的损坏与丢失，杜绝浪费。因责任事故造成的物品损坏与丢失，均应赔偿。具体赔偿按照《湖南太阳诚集团53138仪器设备、器材赔偿办法》中有关规定执行。各部门报损、报废的物品必须由资产与校园管理处统一处置。
第四章 帐务处理
第十一条 学院物品帐目的设置按照适当集中掌握，分级负责管理的要求，尽量避免不必要的重复，并做到口径一致，以便查询和分析研究。各部门设置帐目要求如下：
1、计划财务处按会计制度规定的有关科目设置帐目（一级分类分户帐）。
2、资产与校园管理处应设置同计划财务处对口的一级分类分户帐，进行有数量有金额的记录，并设置二级分类分户帐。
3、各部门应设置同资产与校园管理处对口的二级分类分户帐，进行有品名、规格、型号、数量、单价等的记录。
4、各级库房都应设置有品名、数量、单价的物品明细帐，按照品种、规格型号、质量级别，对库存各类物品根据有关凭证及时进行增减记录。
第十二条 学院的验收单、领用单由资产与校园管理处统一印发，单据上必须有制单人和收料人（或领料人）的签章。购置物品的发票必须附验收单方可到计划财务处办理报销手续。
第十三条 帐及凭证单据必须妥善保管，不得任意涂改，帐和单据的销毁应按有关财务规定办理批准手续。
帐务处理的手续如下：
1、保管和记帐的人员在接收和开始使用帐时，要在启用页上签字注明开始日期，帐及凭证单据交接必须严格，要由交接双方的经手人和资产与校园管理处的监交人签章，并注明交接日期。
2、购入和调入的物品，只有办理验收入库手续后才能向资产与校园管理处、计划财务处报帐。
3、各部门保管员应有物品的领用、借用及回收的详细记录，并必须有领物人、借物人、退物人签字。各部门应定期将库存物品的进出数量和金额报资产与校园管理处，由资产与校园管理处审查汇总后转报计划财务处（只报金额）。
4、报废和调出部门外的物品，各部门应按学院规定的报废、调出程序办理审批手续后方可执行。同时，计划财务处、资产与校园管理处及各部门应调整有关帐目。价拨院外的物资，统一由计划财务处办理帐务处理。
5、各部门每年年底对库房全面清查盘点且同资产与校园管理处对帐一次，资产与校园管理处同计划财务处对帐一次，做到帐物相符，帐帐相符。盘盈盘亏须报院长批准，经计划财务处签证后才能调整有关帐目。
第五章 附 则
第十四条 本办法由资产与校园管理处负责解释。
第十五条 本办法自发布之日起执行，各部门可根据本办法，结合本部门具体情况，制定更具体的实施细则。